Переїзд офісу — завдання клопітке, потрібно заздалегідь запакувати всю оргтехніку, меблі, знайти машину, вантажників з досвідом, розробити план, за яким у кілька етапів або за день перемістити важливі документи. Організувати процес без залучення спеціалістів з https://gruz-taxi.com.ua/ складно. Потрібно самостійно розібрати шафи, скласти стільці, закупити спеціальну тару для захисту цінних речей від псування.
Підготовка офісу до переїзду. Основні етапи
Організація переїзду офісу вимагає досвіду, щоб не прогаяти важливих моментів, не затягнути процес.
Простіше розділити завдання на етапи:
- Складаємо докладний план комерційного приміщення – рахуємо всі робочі місця, меблі, техніку. Потім визначаємо, де в новому офісі будуть перевезені речі. Аналізуємо місткість кабінету для предметів, що переміщуються. Нюанс — перевезти офіс потрібно у відповідний метраж будівлі, інакше виникне проблема розміщення робочих зон. Наперед уточніть кількість віконних отворів, розеток, розташування комунікацій. Це дозволить правильно укомплектувати речі для кожного робочого кабінету ще за навантаження.
- Обсяг перевезення – потрібно знати, щоб вибрати відповідний тип транспорту, його вантажопідйомність та габарити. Переїзд в інший офіс на невелику відстань в межах одного району, міста можна організувати на малотоннажній машині, здійснити 2 рейси. Якщо обсяг речей великий, потрібно більше 4 поїздок, краще найняти 2 автомобілі. Переїжджати на далекі відстані вигідніше транспортом підвищеної місткості, щоб одночасно доставити всі предмети.
- Переїзд офісних меблів з великими габаритами, вагою – потрібна бригада вантажників. Кількість осіб залежить від гаданого обсягу робіт. Команда візьме на себе винесення техніки та меблів, правильне навантаження, кріплення всередині салону машини, розвантаження. Можуть розібрати габаритні предмети, запропонувати власну тару.
- Розбирання меблів – переїзд компанії в новий офіс не повинен завдати шкоди власнику. Щоб не пошкодити предмети, варто заздалегідь демонтувати полиці, дверцята шаф, зняти стільниці, бічні елементи. Конструкції, які мають витягнуту гладку поверхню, можна укладати у вертикальні стоси і щільно фіксувати. Це гарантія, що в дорозі вони не зламаються, не з’являться сколи та тріщини. Переміщати меблі в нерозібраному вигляді складніше, вищий ризик псування майна. Заздалегідь зніміть фурнітуру, скляні комплектуючі, полиці. Дверцята прикріпіть до корпусу скотчем.
- Вибір пакувального матеріалу – він повинен захистити оргтехніку, цінні предмети, папери від вологи, бруду, пилу, впливу високих температур, якщо переїзд буде далеким. Для гладких поверхонь використовують стрейч-плівку або листи гофрокартону. Офісні крісла, стільці можна скласти стосами (один на один) або попарно, потім щільно обмотати плівкою.
- Маркування коробок та упаковок – поставте позначення, які відповідатимуть кабінету, куди потрібно розмістити предмети. Вантажникам буде легше орієнтуватися, знаючи план переїзду офісу. Скоротиться час, при складанні не потрібно буде шукати складових конструкцій.
Розміщення перевезених вантажів – фінальний етап, коли потрібно зібрати меблі, розпакувати техніку, розставити на робочі місця.
Якщо слідувати заздалегідь розробленому плану, складнощів із питанням, як організувати переїзд офісу не виникне. Весь захід займе 1 день. Якщо залучити компанію-перевізника, яка скоординує дії вантажників, водія, адміністратора фірми – кілька годин. Бонус – фірма бере на себе відповідальність за збереження вантажів.
Правильна упаковка
Щоб знизити ризик псування речей під час переїзду, слідуйте простому алгоритму:
- Заздалегідь придбайте коробки – співробітники зможуть скласти особисті речі, тендітні предмети самостійно.
- Папки, папери, канцелярське приладдя упаковують окремо, додатково захищають плівкою, поміщаються у велику загальну тару. Обов’язково маркуються коробки, щоб швидко знайти предмет у новому офісі.
- Оргтехніка – відключається від живлення, від’єднуються знімні деталі, шнури. Монітори, чутлива електроніка, комп’ютери, тендітні предмети потрібно обернути пухирцевою плівкою. Розмістити в коробки, забезпечити нерухомість, промаркувати, нанести написи для вантажників, наприклад, «крихке».
- Живі рослини – транспортують у відкритій тарі, кріплять усередині салону машини.
Перед виїздом перевірте упаковку, переконайтеся, що вона витримала навантаження, зберегла цілісність. Можна замовляти доставку вантажів , що прискорить процес переїзду в кілька разів.