Бухгалтерське обслуговування компанії: види послуг, нюанси та ціни

Без ведення бухгалтерського обліку зможе функціонувати жодна компанія. Найчастіше, якщо діяльність організації ніяк не пов’язана з фінансовими послугами, вона не має власної бухгалтерської служби. До того ж фірма може мати справу з певними проблемами, пов’язаними з бухгалтерією. Як бути у подібних ситуаціях? Відповідь очевидна: передати бухгалтерію на аутсорсинг.

Переваги та недоліки сторонніх бухгалтерських послуг

Бухгалтерські послуги, що надаються сторонніми організаціями, набувають все більшого поширення. Однак багато власників компаній, як і раніше, з недовірою ставляться до такого варіанту ведення бухгалтерії. Найчастіше від стороннього бухгалтерського обслуговування (аутсорсингу) відмовляються ті, хто мало знає, як насправді організується цей процес. Почнемо з пояснення того, що є даною послугою: по суті це передача ведення бухобліку спеціалізованої організації. Найчастіше експерти із фірм-аутсорсерів виконують повний цикл операцій.

Отже, коротко перерахуємо основні плюси комплексного бухгалтерського обслуговування:

• економія на заробітній платі та інших виплат штатним співробітникам бухгалтерії. Коли говорять про переваги віддаленого бухгалтерського обслуговування, насамперед надають можливість скоротити витрати компанії. Дійсно, як показує практика, утримання в штаті компанії бухгалтера обходиться дорожче, ніж витрати на послуги стороннього експерта;
• відсутність необхідності організовувати робочі місця, набувати програмного забезпечення та регулярно навчати бухгалтера;
• високий рівень професіоналізму сторонніх бухгалтерів. Аутсорсингова фірма готова гарантувати, що веденням бухобліку компанії замовника займатимуться висококваліфіковані спеціалісти. Наймаючи на роботу співробітника до штату, не завжди можна бути впевненим у високому рівні його професіоналізму. Під час передачі бухгалтерії на аутсорсинг ця проблема знімається;
• відсутність ймовірності виникнення непередбачених ситуацій (віддалений бухгалтер не звільниться, не піде на лікарняний — точніше, якщо таке станеться, компанія одразу надасть іншого фахівця);
• відповідальність результат покладається на сторонню організацію (з нею укладається договір на бухгалтерське обслуговування).

А чи є мінуси у тому, щоб передавати бухгалтерію на аутсорсинг? Недоліки дуже умовні. Найчастіше, говорячи про негативні сторони цього варіанту організації бухобліку, мають на увазі витрати на абонентську плату. Але, як ми вже позначили вище, вони все одно будуть меншими, ніж витрати на утримання свого бухгалтера.

Крім того, у багатьох невеликих фірмах штатний бухгалтер за сумісництвом виконує і обов’язки секретаря. Звичайно, організації, які займаються бухгалтерським супроводом компаній, не надають подібних послуг. Тому офіс-менеджера замовнику таки доведеться наймати окремо.

Що входить до послуг комплексного бухгалтерського обслуговування

Практично кожного власника компанії, який замислюється про звернення до сторонньої організації, хвилює питання, що входить у віддалене бухгалтерське обслуговування. Як правило, дана послуга включає:

• фінансовий аудит;
• поточну бухгалтерську діяльність;
• заходи щодо зниження податкового навантаження;
• складання та надсилання звітності;
• прогнозування;
• перевірку контрагентів;
• взаємодія з контролюючими органами;
• підготовку документації на вимоги податкових органів

Крім того, з аутсорсером не обов’язково укладати угоду про комплексне бухгалтерське обслуговування — її послугами можна скористатися й разово. Наприклад, якщо штатний бухгалтер не впорався з якимось певним завданням або якщо виникли сумніви щодо його роботи. Однак замовляти комплексне обслуговування найчастіше не тільки вигідніше, але й зручніше: у цьому випадку керівник фірми може зняти з себе всі турботи, пов’язані з бухгалтерією, і сконцентруватися на своїй основній діяльності.

Аутсорсинг часто порівнюють із спеціалізованими сервісами банків з бухгалтерського обслуговування. Однак це зовсім різні поняття і варто пояснити чому. З появою таких ресурсів деякі підприємці (зокрема представники малого бізнесу) звертаються до подібних ресурсів, сподіваючись, що їхні послуги зможуть замінити повноцінне бухгалтерське обслуговування. Ця думка є помилковою. По-перше, банківські та інші спеціалізовані сервіси підходять далеко не всім — зазвичай такі програми передбачені для ФОП. По-друге, робота з такими ресурсами, незважаючи на простоту, вимагає певних знань у сфері бухгалтерії. Якщо ж сервісом буде користуватися непрофесіонал, це може призвести до неприємних наслідків для компанії.

На що звернути увагу під час укладання договору на обслуговування

Як ми з’ясували, аутсорсинг бухгалтерії справді дозволяє оптимізувати роботу компанії, але лише за умови, що власнику бізнесу вдасться знайти надійну компанію – постачальника бухгалтерських послуг. Як не помилитись при виборі? Існує низка факторів, на які слід орієнтуватися при пошуку оптимального варіанта співробітництва:

• Наявність гарантій. Бухгалтерське обслуговування має здійснюватися на підставі договору, згідно з яким замовнику надаються цивільно-правові гарантії того, що послуги будуть надані на заявленому рівні, а всі умови будуть дотримані. Якщо компанія-аутсорсер не виконує взяті він зобов’язання, вона несе за це відповідальність і зобов’язана відшкодувати завдані збитки.
• Формат обслуговування. Необхідно заздалегідь з’ясувати, в якому саме форматі відбуватиметься взаємодія замовника та виконавця. Деякі сторонні компанії займаються наданням послуг з бухгалтерського обслуговування лише у форматі консультацій (письмових, усних, телефонних чи онлайн). У той час як інші готові і надати необхідні консультації, і провести оцінку стану активів, і взяти на себе всю бухгалтерію фірми замовника, починаючи з первинних документів і закінчуючи підготовкою балансових звітів, і багато іншого. Власник бізнесу може вибрати найбільш зручний для себе варіант аутсорсингу або замовити повне бухгалтерське обслуговування.
• порядок оплати послуг. Порядок та умови розрахунків у компаніях можуть різнитися. Так, деякі аутсорсери пропонують оплачувати послуги за фактом виконання домовленостей, інші щокварталу або щомісяця.
• Конфіденційність. Звичайно, збереження в таємниці всієї інформації, отриманої від замовника, є одним з основних принципів аутсорсингу. І все-таки перед тим, як укладати з постачальником бухгалтерських послуг будь-які угоди, слід поцікавитися, чи є в договорі положення про комерційну таємницю.
• Чітко сформульований перелік послуг . Перевагу слід віддавати тим компаніям, які можуть точно пояснити замовнику, які послуги входять у бухгалтерське обслуговування. Розібравшись із цим питанням ще до підписання договору, підприємець знатиме, чого саме чекатиме від аутсорсера. Це дозволить уникнути непорозуміння між замовником та виконавцем, яке може негативно позначитися і на результатах роботи.
• Опис регламенту взаємодії між клієнтом та виконавцем. Замовнику необхідно розуміти, за якою схемою буде побудована робота сторонньої компанії, яка участь від нього і якими повноваженнями він наділяє аутсорсингову фірму під час бухгалтерського обліку.
• Закріплення обов’язку надавати документи та інформацію на вимогу замовника. Власник бізнесу, який звернувся до постачальника бухгалтерських послуг, повинен оперативно отримувати відповідь на будь-яке питання, що цікавить, і мати доступ до документації, пов’язаної з його компанією.
• Строки виконання завдань клієнта . Найчастіше власники бізнесу вдаються до допомоги сторонніх компаній у випадках, коли зволікати не можна. Як правило, і самі аутсорсингові фірми зацікавлені в тому, щоб терміни виконання завдань бухгалтерського обслуговування були максимально скорочені (але без шкоди для якості).

Бухгалтерське обслуговування бізнесу може стати відповідним рішенням для тих, хто бажає оптимізувати процес ведення бухобліку та при цьому скоротити витрати своєї компанії. Передача бухгалтерії на аутсорсинг — це, як мінімум, зручно: власнику компанії не потрібно витрачати час на організацію роботи своєї бухгалтерської служби, на пошуки співробітників та їх навчання. До того ж, підприємець може бути впевнений у тому, що всю звітність буде здано своєчасно, а значить, штрафи йому не загрожують. Діяльність фірми, пов’язана з бухгалтерським обліком, стає турботою фахівців із сторонньої компанії.