Зараз дані всюди. Ми живемо в епоху цифрових технологій, коли дані відкривають більше дверей, ніж будь-коли, і допомагають усунути розрив між відділами продажів і споживачами.
Їх використання має важливе значення в бізнесі, оскільки вони можуть надати вкрай необхідну інформацію про продуктивність і прибутковість, а також надати цінну інформацію, необхідну для ефективного прийняття рішень. Тому ефективне управління даними є необхідністю.
Управління життєвим циклом інформації (ILM) — це процес нагляду за даними протягом усього життєвого циклу. Це означає оптимізацію систем зберігання, одночасно зберігаючи витрати та забезпечуючи безпеку та цілісність даних. Це відіграє величезну роль у досягненні безперебійного управління даними.
Що таке управління життєвим циклом інформації?
Одне з визначень управління даними полягає в тому, що це комплексний підхід до управління даними в організації протягом усього життєвого циклу. Але в той час як управління даними встановлює політику щодо забезпечення безпеки, точності та доступності даних, ILM використовує ці рекомендації для впровадження певних технологій, інструментів і процесів для керування інформацією протягом усього життєвого циклу.
Хороша стратегія ILM також може підкреслити підхід компанії до управління ризиками. Це повний і комплексний, заснований на політиках підхід до керування даними від моменту їх створення до моменту їх видалення та всього, що відбувається між ними. Існує п’ять основних етапів, які має пройти інформація протягом свого життєвого циклу, і вони повинні бути охоплені ILM.
- Створення — включає визначення всіх джерел інформації та встановлення стандарту для збору інформації певного стандарту.
- Зберігання — означає планування, де і як зберігати інформацію, процедури резервного копіювання (наприклад, у хмарі), а також обслуговування та безпеку. Зазвичай це включає захист даних і шифрування. У країнах ЄС для цього, частіше за все, застосовуються рішення Jetico.
- Обробка — включає розгляд того, як інформація буде використана, включаючи те, як вона буде отримана, організована та оцінена.
- Розповсюдження. Щоб інформація була корисною, вона має потрапити до потрібних людей у потрібний час, тому розуміти та планувати, як безпечно поширювати її, життєво важливо.
- Утилізація — коли інформація досягає кінця свого життя, компаніям потрібно буде вирішити, зберігати (архівувати) чи видаляти її. Існуватимуть юридичні та нормативні обмеження щодо того, як це робити, залежно від регіону, тому важливо їх зрозуміти, щоб уникнути штрафів. Це може включати навіть видалення жорстких дисків будь-якого використовуваного обладнання. У країнах НАТО рішення для утилізації інформації від Jetico вже давно визнані стандартом.
Кожна з цих фаз відіграє вирішальну роль в ефективному управлінні інформацією. Вони допомагають компаніям зменшити ризики для безпеки та відповідності. Вони також допомагають компаніям уникнути будь-яких порушень законодавства, знизити витрати та допомогти бізнес-лідерам приймати більш обґрунтовані рішення.
Також важливо мати стратегію управління інформацією в кінці життєвого циклу. Погана утилізація даних може поставити конфіденційну інформацію під загрозу крадіжки або неправомірного використання.
Які переваги управління життєвим циклом інформації?
Під час визначення цінності корпоративної архітектури та управління змінами управління даними відіграє ключову роль. Високоякісні дані можуть допомогти компаніям будувати на набагато міцнішому фундаменті під час створення плану структури.
ILM відіграє ключову роль у безперебійному управлінні даними, оскільки це політичний підхід, який обумовлений необхідністю використання, якості та безпеки інформації на першому місці. Деякі з ключових переваг ILM:
- Зниження витрат і підвищення продуктивності
ILM може зменшити витрати, пов’язані зі зберіганням даних, оскільки ефективне рішення ILM спрямоване на усунення дублікатів даних і уламків даних. Це означає, що пошуки будуть швидшими, а робота персоналу буде більш ефективною. Наприклад, відділи кадрів матимуть швидкий доступ до цифрових контрактів, і так буде протягом усього життєвого циклу контракту .
- Покращене обслуговування клієнтів
Компанії, які можуть швидко й ефективно обробляти запити клієнтів, можуть будувати кращі стосунки зі своїми клієнтами. Миттєвий доступ до надійних даних означає, що представники служби підтримки клієнтів можуть продемонструвати знання та розуміння своїх клієнтів у більш персоналізований спосіб.
Оскільки електронні листи є частиною життєвого циклу інформації, ILM може допомогти забезпечити безпечніший зв’язок із клієнтами, використовуючи хмарну безпеку електронної пошти.
- Зниження ризику
Оскільки ILM допомагає мінімізувати кількість нерелевантної інформації, її можна зберігати ефективніше, а користувачі знатимуть, де знайти релевантні дані. Це мінімізує ризик втрати даних, витоку або навіть виявлення непридатного вмісту.
Розглядаючи рентабельність інвестицій архітектури підприємства , управління ризиками може бути досить добре пов’язане з ним, оскільки моделі EA також можуть пролити світло на те, як створюються, використовуються та зберігаються дані. Ці відомості можуть допомогти покращити безпеку важливих даних.
Як працює управління життєвим циклом інформації?
Ми всі знайомі з доглядом за нашими матеріальними активами, такими як системи безпеки офісів, але управління даними потребує більшої уваги. Тут на допомогу приходить ILM.
Коротше кажучи, управління життєвим циклом інформації використовує послідовний централізований підхід до обробки всього життєвого циклу даних. Це також може сприяти автоматизації та багаторівневому сховищу, що означає автоматичну міграцію даних з одного рівня на інший.
Це означає, що дані, до яких потрібно звертатися частіше, наприклад новіші дані, можна зберігати на швидших і дорогих носіях, тоді як менш важливу інформацію можна зберігати на повільніших і дешевших носіях.
З іншим підходом ILM ІТ-групи можуть створювати політики для різних типів даних. Цінність даних падає з різною швидкістю, деякі типи даних зберігають свою цінність набагато довше, ніж інші типи, і ILM може це враховувати.
Як управління життєвим циклом інформації веде до безперебійного управління даними?
ILM допомагає компаніям покращити керування даними різними способами, які ми розглянемо нижче.
- Категоризація даних
Упорядкування ресурсів даних за категоріями допомагає ідентифікувати будь-які критично важливі для бізнесу дані за допомогою інструментів інвентаризації. Це оптимізує впровадження політики керування даними та є частиною встановлення права власності. Тоді даними можна ефективно керувати. Це дозволяє відкривати нові ідеї та можливості для створення цінності для бізнесу.
- Автоматизація відповідності даних
Автоматизації відповідності даних можна досягти шляхом впровадження інструментів керування життєвим циклом даних, які перевіряють, чи ваші дані відповідають стандартам управління та регулятивним стандартам. Це означає постійний моніторинг ваших систем на наявність уразливостей, позначення більшої кількості проблем, ніж будь-яка ручна перевірка, і зниження ризиків.
- Аудит даних
ILM забезпечують журнали аудиту даних, які допомагають керувати даними відстежувати походження даних, переміщення даних і будь-які перетворення даних протягом життєвого циклу. Ця лінія даних дає організаціям ясність щодо того, як дані були створені, оброблені та використані. Це забезпечує прозорість і підзвітність.
- Якість даних
Інструменти ILM також можуть контролювати показники якості даних. Якщо виникають будь-які проблеми з якістю даних, наприклад неповнота або неточність, це може викликати сповіщення, щоб можна було швидко внести виправлення. Це допомагає якості даних відповідати стандартам, викладеним у політиці керування даними.
- Утилізація або архівування даних
Архівування або видалення даних можна автоматизувати за допомогою систем ILM відповідно до політики управління даними. Це гарантує, що безпека даних не буде порушена, а також гарантує, що це зроблено у відповідний спосіб.
- Реагування на кіберінциденти
У той час як управління даними визначає детальний план реагування на кіберзломи, ILM допомагає забезпечити захист даних від впливу кіберзлочинців. Погано керовані дані можуть призвести до кіберзлочинності та коштувати вашому бізнесу великих грошей. Кібернастільні вправи можуть допомогти організаціям перевірити системи, щоб переконатися, що все працює як має бути.
Заключні думки
Управління життєвим циклом інформації не лише важливе для досягнення безперебійного керування даними, але й переплітається в ефективну стратегію. При спільному використанні ви можете гарантувати високий стандарт керування даними протягом усього життєвого циклу. Це пояснюється тим, що дії ILM є політикою та принципами керування даними.
Оскільки обидва є ґрунтовними способами забезпечення високого стандарту управління даними протягом усього життєвого циклу даних, використовуючи їх разом і узгоджуючи ключові цілі, організації можуть досягти досконалості даних, дозволяючи їм приймати кращі рішення та просувати бізнес вперед.
Про Jetico
Вище вже згадувались рішення Jetico.
Jetico – це приватна фінська компанія, заснована в 1995 році, зі штаб-квартирою в Науковому парку Отаніемі в Еспоо. Її спеціалізація – розробка програмного забезпечення для захисту даних, яке використовується для захисту конфіденційної інформації та критично важливих даних протягом усього їх життєвого циклу.
Продукція Jetico використовується в широкому колі організацій, від державних установ та великих корпорацій до малого та середнього бізнесу та приватних користувачів. Компанія пропонує широкий спектр програмних рішень, які охоплюють:
- Шифрування даних: BestCrypt – це програмне забезпечення для шифрування, яке використовується для захисту дисків, томів, файлів та папок.
- Очищення даних: BCWipe – це програмне забезпечення для видалення даних, яке використовується для безповоротного видалення даних з жорстких дисків, SSD-накопичувачів та інших носіїв інформації.
Jetico пропанує безкоштовні версії свого ПЗ для тестування можливостей. Також компанія Ідеалсофт надає безкоштовно консультації щодо цих рішень.